Att hålla en presentation med gott samvete

Inom många yrkeskategorier är presentationer av sina resultat eller erfarenheter en central del. Inom vetenskap är detta av yttersta vikt då kommunikationen till kollegor i stort omfång sker via presentationer på konferenser och workshops. Jag har nog lyssnat på ett näst intill oräkneligt antal föredrag de senaste åren och kan utan tvekan dra slutsatsen att åtminstone 90-95% av presentatörerna inte har en aning om hur de skall ge en presentation. Visst är det mycket svårt att hålla en publik intresserad och engagerad genom en hel session. Alla föredrag är inte intressanta för alla, och ibland är rubriken eller sammanfattningen långt mer intressant och givande än presentationen. Men det finns några små knep som gör de hela mycket bättre och enklare för alla parter.

Det första är tiden. Att hålla sig till den tilldelade prattiden är viktigt, oerhört viktigt. Det görs sällan. Den största boven är allt för långa presentationer (och kanske lite för givmilda sessionsledare). Av någon anledning tenderar föredragshållare att trycka in så många sidor som möjligt i sina presentationer. Vid de flesta konferenser jag deltagit på har taltiden varit 15 till 20 minuter. Åtminstone teoretiskt. Jag studerar alltid hur många sidor en presentation är och jämför med den givna taltiden. Något intressant är att den genomsnittliga powerpointpresentationen innehåller 20 bilder för en kvarts prattid. Det värsta exemplet jag har sett var 40 bilder på 15 minuter. Det är förvisso en ganska ovetenskaplig genomgång, och jag har ingen aning om hur det är inom andra ämnen än oceanografi och klimatologi. Trots det funderar jag på hur folk tänker när de i genomsnitt slänger in 5 bilder mer än vad de har minuter att prata. Tror de att det är en filmvisning? En bild per minut är absoluta maximum. Vissa undantag finns, men det är sällan man behöver gå igenom en bild på under en minut. Publiken måste hinna bekanta sig med bilden, de måsta förstå vad den visar och de behöver tid att analysera och låta den sjunka in. Det tar som regel ungefär en minut för en relativt enkel bild. Mer tid behövs för mer komplicerade fall.

Något många föredragshållare dessutom glömmer är det som kanske är viktigast av allt, nämligen frågestunden. Har man tilldelats 15 minuters taltid så skall man inte under några som helst omständigheter planera för att prata under 15 minuter. Nej, man skall planera att prata i kanske maximalt 12 minuter för att lämna tid till frågor och diskussioner efteråt. Tyvärr verkar många ha glömt det när de slängt ihop sin presentation. En regel man bör ha i tankarna är att den effektiva taltiden bör uppta ungefär 80% av den tilldelade taltiden, och att 20% därmed kan lämnas till frågor. Då får alla parter mer ut av ett föredrag.

Jag har också noterat att vissa har en tendens att skriva ner hela manuset i sin presentation. En bild med mycket text är avskräckande och extremt uttröttande. Om man har en presentation med sida upp och ner med text kan man lika gärna ställa in sitt föredrag och ge handouts istället. Text i föredrag tar fokus från hela presentationen, personen som håller föredraget kommer ut fokus, publiken läser texten istället och inte allt för sällan läser dessutom presentatören rakt av. Här är jag kanske lite extrem, men ju mindre text desto bättre. De bästa presentationerna har i min mening endast enkla, tydliga och gärna färgglada figurer eller bilder/foton där endast stödtext finns med. Stödtexten är sådant som bildrubrik och text till x- och y-axlar samt eventuella pilar och andra markeringar. I vissa fall kan man också tillåta sig att punkta upp några slutsatser eller förutsättningar som är direkt relevant för presentationen. I övrigt skall textmängden hållas till ett absolut minimum.

Många verkar inte heller ha tänkt igenom vad de vill kommunicera till sin publik eller vad de vill att publiken skall komma ihåg till senare. Oftast resulterar det i att ALLT kommer med. Antalet bilder i presentationer ökar okontrollerat, presentationen spretar åt alla håll, onödig information tas med, detaljer diskuteras, hela presentationen blir dåligt strukturerad, rörig, svår att följa, allt för lång och allmänt trist. Till detta skall det också läggas att många inte heller har tänkt på vilken nivå de vill lägga sin presentation eller ens funderat över vilken målgruppen är. På en konferenser eller workshops där man vet att alla har samma vetenskapliga bakgrund kan man vara ganska specifik i sin framställning, men detta är snarare undantag än regel. I de allra flesta fall är en konferens mycket mer tvärvetenskaplig och omfattande än det område man själv är expert i. Exempelvis är det kanske inte allt för intressant eller relevant i sammanhanget att gå in på detaljerade tekniska beskrivningar då de flesta i publiken ändå inte fattar ett smack av vad som sägs. På samma sätt bör man aldrig ta metoder och begrepp för givna då stora delar av publiken med garanti aldrig använt sig av dem. Ekvationer kan vara mycket nyttiga och intressanta. Men återigen bör man fundera på målgruppen innan långa haranger inkluderas. Oftast går det utmärkt att genomföra en presentation om både numerisk modellering och matematiska problem utan att ens visa en enda ekvation. På samma sätt går det utmärkt att hålla presentationer om kemiska processer utan att visa stökiometri.

Att tala högt och tydligt är en självklarhet, även om det ibland är svårt att hålla sig till. Men även kroppsspråket är enormt viktigt. Att hålla kontakt med publiken är enormt viktigt. Hur inspirerande är det när en person står och pratar till presentationsduken istället för till publiken? För att hålla bra kontakt skall man också titta runt på alla som sitter i publiken så att alla känner sig delaktiga. Det är förvånande vilken positiv effekt sådant har eftersom alla känner sig delaktiga. Med ett sådant enkelt medel kan man enkelt få en trött och gäspande publik alert igen. Jag är, och har alltid varit, väldigt nervös när jag skall upp och hålla en presentation. Men att titta runt på var och en av deltagarna lindrar nervositeten starkt. För att lindra nervositeten ännu mer kan man börja presentationen genom att under några sekunder stå tyst och titta runt på publiken. Då vet man vad spelplanen är. Den sista nervositeten kan man sedan enkelt kanalisera genom att knåda ett objekt i ena handen eller båda händerna med varandra. Och för guds skull, var inte rädd att använda armar och händer för att gestikulera. Det minskar också nervositeten samtidigt som det ger liv till presentationen och ökar intrycket hos publiken. Händerna i fickan, i kors eller bakom ryggen ger ett nonchalant uttryck och skall undvikas i alla former. Knäppta händer på magen är isåfall är föredra. Händerna är central i vårt kroppsspråk och så länge de syns är det bra.

För att få bästa möjliga effekt av sitt kroppsspråk bör man öva, öva, öva! Att vara väl förberedd är A och O i en lyckad presentation. Undvik att ta med papper eller cue cards upp på scen. Att prata direkt ur hjärtat höjer en presentation tusenfaldigt. Det gör också att självförtroendet ökar och nervositeten går ner. Visst kan man ha rädslan för att glömma få med något, men oftast är det bara du själv som upptäcker det. Publiken vet sällan om ifall du glömt bort någon detalj, och om de har det så kommer de i vart fall att ställa frågan. Det är en självkorrigerande process. Jag håller nog mina presentationer 15-20 gånger för mig själv innan jag går upp. Varje gång tar jag tiden och förbättrar successivt manuset, som finns någonstans i de grå hjärncellerna.

Om de råd jag nämner ovan följdes skulle det vara mycket trevligare på workshops och konferenser. Jag vill inte på något sätt påstå att jag själv är ett föredöme att hålla presentationer. Inte heller vill jag påstå att jag alltid följer mina egna regler alla gånger, men man måste försöka så gott man kan varje gång. Och vet man med sig att man blir nervös av att hålla presentationer, som exempelvis jag ofta är, är det bara att ta tjuren vid hornen och anmäla sig till fler omgångar. Träning ger färdighet! Tips mottages i övrigt på ytterligare tips och tricks för ännu bättre presentationer.

Förresten, får man klaga lite på publiken? Vad är det med folk som sitter och knappar på sina datorer under en presentation? Om man skall arbeta med annat och inte lyssna så är det bättre att man går någon annanstans. För den som inte vet så låter knappandet på tangentbord mycket mer än vad folk förmodligen tror. Och för den som håller en presentation känns det ganska frustrerande när hälften av publikens huvuden stirrar på en datorskärm och inte på presentationsduken.